5 Passos para escolher uma agência (I)

Por João Duarte

Quando se trata de escolher uma agência de comunicação, uma consultora de comunicação, uma empresa de relações públicas ou qualquer outra que encaixe no que estamos a falar, mas que prefira outra semântica, o cliente deve seguir um conjunto de passos.

1. Briefing

A primeira missão do cliente é preparar o briefing. Para o preparar deve fazer um levantamento das suas necessidades de comunicação, traçar os objectivos, definir âmbito de actuação da agência, inscrever expectativas, timings e orçamento, sempre que possível. A acompanhar o briefing incuir uma breve apresentação e os principais milestones da empresa.

2. Convite

Redigido o briefing, que consultoras convidar para o concurso? Comece por recolher informação sobre as agências, tanto para as que já conhece como para as que ainda não ouviu falar: páginas de Internet, notícias nos Media, opiniões de clientes e de outros profissionais (as de amigos também contam), anuários de Comunicação (os da Briefing e da Meios & Publicidade), etc..

Para uma visão helicóptero consulte os milestones das consultoras, a lista de clientes e os serviços. Se recolher alguns exemplos de projectos de comunicação executados, melhor (mas será mais importante na fase seguinte).

Esta informação que recolheu, associada à ideia construída que já tem de algumas marcas de relações públicas, deverá servir para excluir umas e seleccionar outras.

Se o Cliente tem total certeza da agência que quer escolher, deve convidar apenas uma. Depois é reunir, pedir proposta e acertar condições. O Cliente que não perca o seu tempo, nem o de outras agências. E em casos onde não exista a obrigatoriedade de abrir concurso – ao contrário de algumas multinacionais, alguma Administração Pública e empresas portuguesas, que se obrigam por regulamento interno -, também a legitimidade moral é total para levar por diante uma adjudicação directa.

Se essa certeza não existir, o que acontece na maioria dos casos, o Cliente deverá convidar entre três a cinco agências. Se forem bem escolhidas, utilizando um cruzar de critérios atrás referidos, as três são mais do que suficientes para tomar uma decisão acertada.

Quando fizer o convite, apresente como se processará a selecção – apresentação, proposta, escolha – assim como os timings do concurso. E explique sucintamente o que se pretende para a reunião de apresentação.