Antecipar a acção por detrás das câmaras

Por Eva Mota*

Quando se aproxima um grande evento mediático a pressão do tempo é como uma ampulheta gigante sobre as nossas cabeças, lembrando-nos constantemente que tudo tem que ser revisto ao pormenor. Todas as situações têm que ser previstas, todos os passos são pensados e, caso surjam imprevistos, a resposta tem que ser imediata.

Os grandes eventos mediáticos, com transmissão televisiva em directo, ganham uma dimensão e uma exigência ainda maior. Mesmo por detrás das câmaras a pressão é constante e são estes eventos que nos fazem crescer enquanto consultores de comunicação, que nos mostram realmente que a paixão que sentimos pela nossa profissão compensa e é recompensada.

O grande desafio para um consultor/a de comunicação na organização e gestão de um grande evento mediático é a antecipação: antecipar quais serão as necessidades de informação dos jornalistas antes, durante e depois do evento; antecipar a coordenação da equipa in loco; antecipar a gestão de todos os intervenientes na organização do evento; antecipar de que forma serão geridos os diferentes Media no local no evento.

Cada evento tem a sua tipologia e consoante a sua natureza é necessário detectar as diferentes necessidades dos Media. Cada órgão de comunicação social necessita de informação diferente em relação ao mesmo evento, os interlocutores diferem consoante o segmento, a gestão dos timings no local tem que ser prevista. É necessário que a equipa tenha a capacidade de responder a todos os jornalistas, no mesmo momento e no mesmo espaço. Mais uma vez “antecipar” é a palavra de ordem e preparar o espaço e os diferentes interlocutores uma vantagem fulcral. As Relações Públicas e a Consultoria de Comunicação fundem-se, dissipam-se uma na outra neste tipo de eventos e um consultor/a com valências nos vários campos da comunicação está mais preparado para enfrentar qualquer tipo de situação antes, durante e depois do evento.

A crise económica marcou o seu espaço até no que respeita ao trabalho jornalístico: os jornalistas têm menos tempo; as redacções estão mais reduzidas; a disponibilidade para sair das redacções é cada vez menor. É por isso que a criação de valor e o sentido de oportunidade são um trunfo. Se soubermos “vender” o nosso evento, a presença dos Media é garantida. Gerar “buzz” em torno da acção, reforçar a sua dimensão e a sua importância junto dos Media são factores chave para o sucesso do evento. Gerir as expectativas do cliente na realização de grandes eventos mediáticos depende de usarmos todos os trunfos que temos a nosso favor.

Antecipe-se e seja a fonte que os jornalistas esperam que seja. Antecipe-se e corresponda às expectativas do seu cliente. Antecipe-se e torne o seu evento memorável!

* Consultant
Grupo YoungNetwork